Compte-rendu de l’atelier “Comment innover dans vos réunions”

L’atelier “Comment innover dans vos réunions” s’est tenu à Martigny le 27 février 2014 (voir la présentation dans ce précédent billet).

Ce compte-rendu est partiel et se veut complémentaire au suivi de l’atelier et au support de présentation distribué à tous les participants. Il est basé sur les notes prises durant l’atelier.

L’Idiap Research Institute a mis gracieusement à disposition sa salle de conférence afin d’héberger cette rencontre organisée par Valais Meetup et qui a accueilli 26 participants.

Les tables étaient disposées en quatre îlots distincts, afin de permettre à un nombre équivalent de groupes de se constituer.

À 18h00 précises, l’organisateur de cet événement, Adriano Labate, a introduit le thème en citant un récent article du magazine Bilan qui titrait “Le cadre français passe 40% de sa carrière en réunion“.

Puis François Foglia, directeur adjoint de l’Idiap, nous a présenté, en quelques mots, les activités de son institut de recherche. Afin d’illustrer ses propos, il nous a présenté un microphone omnidirectionnel qui permet d’enregistrer lors d’une réunion, jusqu’à six personnes sur des canaux audio distincts. Associé à un logiciel, les mots sont identifiés et du contenu pertinent peut être proposé de façon contextuelle.

Adriano Labate présente le thème de la soirée. Debout au centre, François Foglia directeur adjoint de l’Idiap.

Nos intervenants de la soirée étaient Jean Ducommun et Alexis Bruttin, spécialistes de la gestion du changement (voir présentation).

Dans le vif du sujet, ils distribuent à chaque participant deux Post-it et nous invitent à répondre aux questions L’innovation ça sert à quoi ? et Les séances ça sert à quoi ?

Dans le silence, les deux panneaux muraux se remplissent rapidement de petits feuillets adhésifs colorés.

Cette première démonstration pratique est ensuite commentée par nos intervenants du jour. Le message à retenir est le suivant :

Une séance doit débuter rapidement, dans le respect et le silence.

Rapidement : si trop de temps est gaspillé en début de séance, la créativité, la concentration et le focus sur le sujet de la réunion se dispersent. Par exemple, il arrive que les personnes doivent attendre que tous  les participants arrivent, que l’initiant de la séance retrouve ses notes, branche son ordinateur portable sur le réseau. Durant ce laps de temps, les participants dissipent leur attention en lisant leurs courriels ou en surfant sur internet. La concentration est perdue.

Garder le silence est un moyen de faire émerger les idées. Cela permet à chacun de se centrer afin d’aller chercher les meilleures idées au fond de lui-même, sans perturbation et sans intervention extérieure.

Le silence est un outil au service de la créativité. Une question sur laquelle chaque participant peut réfléchir, répondre sur un Post-it à placer sur un flip-chart, permet à chacun d’avoir un espace de communication.

Ensuite, la séance peut débuter avec une attention accrue des participants.

Afin de préserver la concentration, il est important de laisser chacun s’exprimer par écrit avant de mettre les idées en commun. Jean nous rappelle que le seul moyen, pour un être humain, de matérialiser une idée, c’est la prise de note (l’écriture).

Alexis Bruttin devant “Les séances ça sert à quoi ?” [Cliquer pour agrandir]

Pour rappel et après rapide calcul, la séance de la soirée coûte plus de 10’000.- en salaire net (calcul en fonction du nombre de participants, du salaire horaire, de la location du lieu, etc.). Il est ainsi évident qu’optimiser les séances permet un gain FINANCIER très appréciable mais également un gain de temps.

Après cette petite démonstration, Alexis et Jean ont demandé à chaque groupe d’écrire au flip-chart, les raisons qui nous font vivre les séances de façon positive ou dans la souffrance.

À titre d’exemple, sous Je vis positivement ces séances quand…, les personnes ont répondu :

  • quand elles sont constructives
  • quand elles se terminent avec un plan d’action ou des décisions
  • quand les séances sont structurées
  • quand les horaires de début et de fin sont respectés (respect du temps du collaborateur)
  • quand il est possible de préparer à l’avance les sujets (ordre du jour précis)
  • quand le sujet est intéressant
  • etc.

Sous Je souffre dans ces séances quand…, on a pu lire :

  • quand on ne sait pas de quoi on va parler (pas d’ordre du jour, parfois pas de titre)
  • quand les séances semblent ne jamais se terminer, ou qu’elles débordent sur la pause de midi
  • quand elles débutent à 17h00
  • quand elles sont annoncées pour dans 10 minutes ou même immédiatement (pas de respect du temps)
  • quand les séances sont ennuyeuses
  • quand elles sont trop longues et fatigantes
  • quand tout le monde parle en même temps
  • quand j’ai du travail sur lequel je dois avancer
  • etc.

Ce n’est qu’un extrait des nombreuses affirmations, dont la plupart semblaient être l’expression de situations vécues.

Enfin, sur la base des flip-charts complétés par chacun des groupes, ceux-ci étaient invités à imaginer et jouer une saynète (sketch) de trois minutes afin d’illustrer de manière emblématique, une séance.

Ce fut la partie récréative de la soirée. Nous avons pu assister aux saynètes des quatre groupes. Pour chacune d’entre elles, les problématiques étaient différentes et nous avons pu ensuite en débattre avec Jean et Alexis, ce qui fut très intéressant.

Un groupe joue le sketch d’une séance problématique

Nous avons ensuite passé en revue quelques pistes pour passer de la tradition vers l’innovation dans les séances.

Un des aspects très discutés est la notion de rituel. Par manque d’attention et de rigueur, certains rituels s’installent. Il est ensuite difficile de les casser. Nous avons dénombré un certain nombre de ces rituels, ou mauvaises habitudes :

  • Les retards systématiques
    Il manque souvent quelqu’un en début de séance. Parfois le retard est tellement ritualisé, que les gens arrivent volontairement en retard pour travailler le plus longtemps sur leurs tâches (“de toute façon il faut toujours attendre quelqu’un“).
    Demander à chacun de respecter le temps de travail de l’autre en arrivant à l’heure. S’il s’agit souvent d’une même personne, la prendre à part et en parler pour trouver une solution.
  • Le tour de table qui n’en finit plus
    Une solution est de supprimer les tours de table. Il est possible de les remplacer par une réflexion et une prise de note dans le silence, puis par une mise en commun des idées.
  • La convocation d’une séance immédiate / dans les 10 minutes, ou avec juste un titre
    Cela est parfois le signe d’un jeu de pouvoir entre l’initiateur de la séance (par ex. un manager) et ses collaborateurs. Cependant, les participants sont plus à l’aise lorsqu’ils ont le temps de se préparer pour une séance (délai suffisant, respect du temps et du travail), lorsqu’ils savent pourquoi ils doivent y participer (connaissance des enjeux, ordre du jour).
  • La convocation d’une séance ne contient pas ou jamais d’ordre du jour
    Comme pour le point précédant, il s’agit de respecter le temps et le travail du collaborateur.
    S’agit-il d’une discussion, de faire le point sur l’avancement d’un projet, s’agit-il de prendre des décisions ? Lesquelles ? Est-une une séance de créativité ?
    Selon l’ordre du jour, le collaborateur se préparera différemment pour la séance. Par exemple, il établira une synthèse du projet, préparera des indicateurs, recherchera des arguments pour une décision, etc.
    Une solution pour casser ce rituel est de bousculer l’initiateur ou le manager. Par exemple, s’il n’y a pas d’ordre du jour, alors il n’y a pas d’objectif, par conséquent je ne viens pas, car avancer dans mon travail est plus important (respect du temps/travail du collaborateur).
  • Annoncer une mauvaise nouvelle oralement
    On n’annonce jamais oralement une mauvaise nouvelle, car les gens vont confondre alors la mauvaise nouvelle et le porteur de la mauvaise nouvelle. Cela peut déboucher sur un conflit de personne.
    La solution est d’inscrire la nouvelle sur un support papier, ex. un flip-chart. Puis de quitter le champ d’écriture et se positionner face au flip-chart, avec le groupe de collaborateurs, ce qui permet de dire de manière indirecte, je suis avec vous. Nous allons réfléchir à la situation et trouver une solution ensemble face à ce problème (posé de façon neutre sur le flip-chart).

Pour traiter les questions problématiques, comme par exemple la mauvaise nouvelle, il faut toujours débuter par l’expression Comment. Par ex. “Comment annoncer cette nouvelle au personnel ?” afin d’entrer immédiatement dans la créativité, donc orienté dans la recherche de solution.

Le comment permet d’ouvrir des potentiels.
Le pourquoi génère la persécution, la justification, la recherche d’un responsable.
Le nous est important : l’équipe et le je.
Il faut supprimer le “on, car le “on” ce n’est personne.

Jean Ducommun

Un autre ensemble de traditions offrant un potentiel d’innovation est la tenue, la forme, le lieu et la posture des séances.

Il est possible de casser les séances conventionnelles, en dérangeant les habitudes, et éviter les postures de confort qui empêchent l’innovation.

Par exemple, envisagez de changer de lieu (cafétéria, couloir, terrasse), de changer de posture (séance debout, séance sans table), de changer d’outil (Post-it, flip-chart, pastilles colorées). À vous d’être inventif et innovant.

De même, le traditionnel PV, en tant que structure statique, est anti-innovant.

Ce qui importe c’est la mémoire du groupe. Par exemple, si une séance fait usage de feuilles de flip-chart, Post-it, couleurs, etc., les participants peuvent signer au fond de la feuille de flip-chart pour accepter les décisions. La feuille de flip-chart sera photographiée et envoyée de suite aux participants. Les outils modernes sont porteurs de solutions rapides et sous-exploitées.

Le principal gain est un gain de temps : pas de rédaction du PV, la séance est plus dynamique, surtout si la rédaction du PV était réalisée au fil de l’eau, ce qui coupe le dynamisme.

Nous avons passé en revue d’autres éléments liés à la culture de l’innovation.

Le non-jugement est une preuve de respect et créée une atmosphère propice au travail. Il est essentiel d’être dans le non-jugement, de pouvoir écouter dans la position de l’autre après avoir été clair sur ses propres positions.

Pour innover, il est nécessaire de savoir pour qui et pour quoi nous innovons.

La culture du Oui. Une réponse oui mais, signifie non dans le non-verbal. Il est indispensable de créer une culture du Oui. “Oui, j’entends ta proposition. Comment penses-tu mettre en œuvre cette solution ? Par quelles étapes faudrait-il… ?“. Ne jamais fermer une proposition mais coacher la personne afin de cerner une solution innovante.

Nous avons parlé de certains types de séances particulières, comme par exemple :

  • La séance d’information
    À réaliser debout, avec un flip-chart. Il est parfois utile d’arriver avec un résumé des informations sur une feuille, à distribuer en fin de séance aux participants afin qu’ils gardent une trace de l’information présentée.
  • La séance de coordination
    Elle est souvent ennuyeuse, pour une raison simple : nous entendons quatre fois plus vite qu’on parle.
    Une solution est d’éliminer le tour de table. Travailler avec des moyens “low-tech” comme des Post-It, flip-charts, couleurs. Par exemple, noter l’ordre du jour sur un flip-chart, puis écrire à côté les décisions prises : qui, quoi, quand, comment.
    C’est visuel et ça retient l’attention et le dynamisme du groupe. C’est facile à photographier, pas de temps perdu pour PV qui ne sera pas lu.
    Si un sujet est trop complexe, il faut agender une nouvelle séance spécifique pour ce sujet.
  • La séance de créativité
    Éviter les tables car elles mettent les personnes en opposition en protégeant le plexus solaire.
    Le temps doit être limité, car ce type de séance est vite épuisant.
    Il ne faut pas laisser tomber une idée, mais toujours la suivre. Ne jamais dire Non, mais dire par exemple “C’est intéressant, comment vois-tu la chose ? Et dans une année ?
    Il est nécessaire de mettre en place des critères d’acceptation (filtre) d’une idée, de s’y tenir : par exemple : “Est-ce bien pour moi ? Pour l’entreprise ? Pour l’équipe ? Pour les clients ? Qu’ont-ils à y gagner ?

Jean Ducommun devant “L’innovation ça sert à quoi ?” [Cliquer pour agrandir]

Enfin, l’atelier s’est terminé par une rapide présentation de différents outils utiles pour des séances innovantes. À vous de les tester.

  • La matrice SWOT
    Le terme SWOT employé dans l’expression analyse SWOT ou matrice SWOT est un acronyme dérivé de l’anglais pour Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces).
    Cet outil peut être utilisé, par exemple, lors d’une séance sur l’état d’une situation, l’évaluation d’un projet ou processus, ou l’évaluation d’une possible décision sur un produit ou une nouvelle stratégie d’entreprise.
    L’outil SWOT est apprécié – sinon exigé par les décideurs – car le résultat de la matrice SWOT est le parfait résumé des éléments à prendre en compte pour une bonne décision.
  • La Timeline (ligne du temps)
    Dans une entreprise qui veut cultiver l’innovation, il est utile de créer une Timeline afin d’exposer les avancées majeures ainsi que les efforts déployés dans les réalisations innovantes.
    Cela permet de mettre visuellement en évidence l’état il y a une année, par exemple, avec l’état actuel, afin que l’innovation ne reste pas qu’un simple mot mais qu’il se définisse sur des éléments tangibles.
  • La matrice de Stacey
    Cette matrice permet de prendre connaissance du degré de complexité d’une situation selon le niveau d’incertitude et le niveau d’accord face à la situation.
    C’est un excellent outil pour synthétiser des situations apparemment complexes ou incertaines, afin de permettre une prise de décision ou de définir la méthode à adopter en fonction du degré de complexité.
  • La matrice d’Eisenhower
    Ce quadrant est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.
    C’est un outil relativement simple à utiliser et qui est efficace pour trier ou prioriser rapidement une multitude de tâches en fonction des dimensions d’urgence et d’importance.
  • Cadrant Effet de levier / Faisabilité
    Lorsqu’il faut décider d’une démarche d’innovation, il est utile d’utiliser un simple graphique dont l’ordonnée est l’effet de levier (impact sur l’innovation) et l’abscisse la faisabilité (facilité de mise en œuvre).

Enfin pour terminer, Jean nous rappelle les principes de la communication non violente :

  1. Exprimer les faits
    Il s’est passé ceci… J’ai appris que cela…
  2. Exprimer son sentiment
    Je suis mal à l’aise de dire Non, car j’ai vu que tu as travaillé dur ce projet…
  3. Exprimer le besoin
    Garder l’esprit d’innovation. Partager ses besoins.

On ne peut pas être crédible si on garde en soi nos émotions négatives.

L’atelier terminé, nous avons pu tous nous restaurer avec le cocktail dinatoire qui a été rendu possible grâce au soutien financier de La Mobilière Assurances & prévoyance, agence de Sion.

Cocktail dinatoire

IdeArk    Idiap La Mobilière

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6 thoughts on “Compte-rendu de l’atelier “Comment innover dans vos réunions”

  1. Excellent compte-rendu d’un atelier mené par Mr Alexis Bruttin et Jean Ducommun avec brio. L’humain est au centre et les outils proposés sont à disposition de tous.

    Les technologies (de l’Idiap et autres) peuvent-elles aider les participants d’une réunion avant, pendant, après? Si oui, lesquelles? comment? dans quel contexte? Il existe une liste impressionnante de technologies et autres outils permettant d’aider chacun de nous à organiser une réunion, à revoir un enregistrement de réunion, etc, encore faut-il bien s’en servir. Voici deux listes de technologies dans le domaine des réunions d’une certaine taille — événements de type conférences (en anglais):
    http://www.corbinball.com/bookmarks/
    http://meetingsupport.org/knowledge_base

  2. Pingback: Around Klewel conference webcast solutions » Revivre les conférences sur le net

  3. Relire ce très bon compte rendu avec un peu de recul est excellent et donne encore avec le temps une autre perspective de tout ce dont nous avions discuté. Un grand merci de nous l’avoir rédigé. La soirée était à la fois conviviale et bien menée. Merci d’avoir partagé avec nous votre envie de voir des séances efficaces et bien menées!

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